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6个Excel排序神技巧

2016-10-16 | 来源:网络 | | 人气: | 关键字:
Excel的排序功能非常简单,在日常工作中应用得不是很多。这导致很多童鞋觉得此功能不是非常实用,进一步轻视这一功能的学习和使用。然而,跟高手的交流让我发现,排序其实非常实用。下面就给大家分享几个关于Excel排序的6个简单实用的实例技巧。

Excel的排序功能非常简单,在日常工作中应用得不是很多。这导致很多童鞋觉得此功能不是非常实用,进一步轻视这一功能的学习和使用。然而,跟高手的交流让我发现,排序其实非常实用。下面就给大家分享几个关于Excel排序的6个简单实用的实例技巧。

一、快速批量地制作工资条

Excel的排序通常有3种,升序、降序以及自定义排序。其中升降序最为简单,自定义排序功能超级强大。升降序因为太过于简单,所以很多人往往忽视对这2种排序技巧的挖掘。下面我们介绍利用升序来制作工资条的技巧。以下是我们制作后的效果图:

此工资条可直接打印出来,一条条剪开分发给相应的员工

制作技巧及方法如下:

要插入多少行就选择多少行

选取务必要包含标题列,待会儿要复制


Ctrl+D向下复制行


技巧在这里,为什么是0.5?因为标题列需在内容列的上方


注意按住Ctrl键进行拖拽,如果没有按Ctrl,那么拖拽后需在填充菜单中选择“序列”


选择表格的Q列任意单元格即可


需删除辅助列


没想到吧?简单的升序竟也能完成如此复杂的工作。

二、利用降序3秒删除表格中空白行的技巧

可用的表格有一个显著的特点,那就是没有空白行。因为空白行往往会造成统计Excel没法统计或者统计错误。如果我们费时费力地去找空白行并一一删除,效率会非常低。现在我们看看如何利用排序去删除空白行。

选中数字列,非数字列升降序要复杂些


定位空值,即定位空白单元格所在的行


输入“零”值,按下Ctrl+Enter


升序降序都Okay,升序还简单一些。这里使用降序


删除即可


最终效果

 

三、你想怎么样就怎么样的自定义排序

这个功能我最喜欢了,工作中我常常需要核对两个表格是否一致,但是这两个表格每一行的内容却不是一一对应的,换言之,内容可能一致,但是顺序却是不一样的。这种情况,咱们的自定义排序功能就大大派上用场了。可以以其中任意表格(这里用表格1代替)为标准,将另一表格(表格2)的顺序按照表格1的顺序排序即可。不过我现在手里没有现成的资料,所以举一个其他的例子,分析分析自定义排序的技巧。

下图中,如何按照每位员工的岗位级别来排序呢?职务级别从低到高的顺序是:P,MP,SP,L,SL,E。现在我们将按此顺序进行排序。很明显,升序或者降序均无法做到。

以哪一列进行排序,就将光标定位在哪一列的任意单元格


按如图所示设置排序条件,圈7请忽略


在这里就可以自定义我们的顺序了


单击确定


最终效果图,是不是超级简单

四、借助函数轻松搞定英文字母和数字混合的列的排序

有这么一列数据,每一单元的内容都是单个英文字母加上数字组成。现在我们要对其进行排序。升降序往往都不能达到令我们满意的结果。如果借助一下函数,却能轻轻松松搞定。普及一下,Excel对文本的排序规则是一个字符一个字符进行排序,先牌字母,按照英文字母的顺序,然后排第二个数字,再排第三个数字……,因此正常的升降序是无法做到我们要的效果的。如果数字部分的字符数是一样的,则可以使用:

B列为辅助列,没有辅助列对其排序会非常难


升序一下子就搞定了吧。此栗子的关键在于函数的设置

 

五、对同一表格进行多字段排序的技巧

对于成绩统计表,我们通常会有这样的需求:将所有学生的总成绩由高到低排序,如果总分相同的情况,在看看谁的英语成绩分数高些,其次是数学或者语文。面对这样的需求,我们要对要对同一表格进行多字段排序。本例中,我使用了两种方法进行排序。第一种:排序对话框,这种方法的核心就是谁在上面,谁优先,本列中,我们主要按照总成绩进行排序,因此总成绩在最上面;第二种:表格里直接操作。此种方法的核心就是先给优先级低的排序,最后给优先级高的排序。本例中,总成绩优先级最高,因此最后一个排序。

第二种方法,从下往上排

 

六、按单元格颜色进行排序的技巧

至于此种排序用不用得上,就看你自己的需要了。请下面的动画演示。

如果只想将某种颜色的单元格置顶,可直接使用右键快捷菜单,右键--排序--将所选单元格颜色放在最前面。

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